会議時間を短縮する方法

効率よく話し合うために

私が勤務している訪問看護ステーションでは、毎月月末になると全員が揃って行うミーティングを開催しています。

内容については、1ヶ月間の利用者数の推移や営業の成果、ステーションを良くするための提案など、どこの会社でも行なっているような内容です。

時間については、40分で終わる時もあれば1時間以上を要することもあり話が盛り上がる時はさらに長引くこともあります。

多くの方がそうかはわかりませんが、私はこのミーティングの時間が好きではありません。そのため、日夜ミーティング時間を短縮するために様々な策を講じていますが、なかなか成果が上がりません。

そこで今回は、会議時間を短縮する方法について調べてみることにしまた。

基本的なことですが、事前準備の段階から検討議題が明確になっていない場合、ダラダラとミーティングが開催されてしまうケースは多くあります。

私の勤務する訪問看護ステーションでも、ミーティングの時にそれぞれが持ち寄った課題を話し合う形式を取っています。

そのため、その時の思いつきで別の議題に話が及んでしまい会議が伸びてしまうことが多々あり、結局時間が遅くなってしまい会議が打ち切りになるというお粗末な展開へと進んでいきます。

事前準備に多少の時間を割いてでも、結果的に会議時間が短縮されるのであればやってみる価値はありそうです。

これは、事前に会議の終了時間を決めておくというアナログ的ですが確実な時間短縮の方法です。特に会議室を借りて行う際は強制的に会議は終了となります。

私自身もこのケースで会議を開催したことがありますが、終了時間が明確になっている会議では自然と集中して話し合うことができました。

普段の会議であればオフィスの椅子に座って話し合いをしますが、その際に片手間で自分の仕事をこなしながら参加する人がいたります。

こうなってくると会議に参加している意識も低下してしまい、会議の効率低下、会議時間の遅延に繋がってしまいます。

立った姿勢でミーティングを行えば、基本的にそれ以外の作業に手をつけることはできなくなるので会議に集中してもらるという利点があります。

また、長時間立った状態で会議をするメリットはもうひとつあります。それが〝疲労感〟です。立って会議を行えば、疲れる前に会議を終わらそうと集中した話し合いができそうです。

会議の途中に〝そういえば〇〇の件なんですが‥〟と話題が急にそれてしまうことも会議を長引かせてしまう要因のひとつです。

こうした事態を避けるためにも事前に会議の目的やゴールを決めるとともに〝会議の進行役〟を決めておくとスムーズに会議を進行することができます。

私の勤務先では毎月ローテーションで会議の進行役が変わっていくのですが、人によって得手不得手あるようです。

こうしたルールを思い切って廃止して、進行役が上手いスタッフが常任すればさらに会議時間の短縮に繋がるのではないかと思います。

会議時間を短縮するためにできることは

⑴会議の目的やゴールを明確にしておく。

⑵事前に話し合う議題をまとめ、参加スタッフで共有しておく。

⑶会議の終了時間を決めておけば、会議時間が延長されることなく終わりにできる。